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- Veranstaltungsort
Ohne einen geeigneten Veranstaltungsort oder konferenzräume können Sie keine Firmenveranstaltung durchführen. Wenn Sie in Ihrem Büro genügend Platz haben, z. B. einen ausreichend großen Konferenzraum oder einen Veranstaltungssaal, können Sie die Veranstaltung in Ihrem Büro durchführen, ohne einen Veranstaltungsort suchen zu müssen. In den meisten Büros sind die Mitarbeiter jedoch bereits mit ihren täglichen Aufgaben ausgelastet, so dass nur wenig Platz für große Firmenveranstaltungen bleibt.
Wenn Sie einen Raum benötigen, der zwischen fünfzehn und fünfundsiebzig Personen Platz bietet, müssen Sie sich nach einem guten Veranstaltungsort umsehen. Der Veranstaltungsort sollte zentral gelegen und für alle leicht zu erreichen sein und genügend Platz für alle bieten.
Je nach Wetterlage sollte er beheizt oder klimatisiert sein, damit es angenehm ist. Außerdem sollte er über eine schöne Innenausstattung verfügen, damit die Veranstaltungsteilnehmer einen guten Eindruck gewinnen.
- Budget
Wenn Sie mit der Planung einer Firmenveranstaltung betraut sind, arbeiten Sie wahrscheinlich mit einem bestimmten Budget. Sie müssen eine zufriedenstellende Veranstaltung organisieren, ohne dieses Budget zu überschreiten. Erstellen Sie eine Liste aller zu erwartenden Ausgaben und holen Sie mehrere Angebote von verschiedenen Anbietern ein.
Dann können Sie den richtigen Veranstaltungsort, Cateringservice und andere für die Veranstaltung benötigte Anbieter oder Dienstleistungen auswählen. Es mag verlockend sein, sich für das billigste Angebot zu entscheiden, aber bedenken Sie, dass der Eindruck, den die Veranstaltung hinterlässt, den Ruf Ihres Unternehmens beeinflusst, vor allem wenn andere Unternehmen oder Kunden zu der Veranstaltung kommen. Ziehen Sie daher in Erwägung, das Budget gegebenenfalls zu erhöhen, um eine Veranstaltung zu planen, die Ihrem Unternehmen gerecht wird.
- Verpflegung
Erfrischungen bei einer Firmenveranstaltung tragen dazu bei, dass alle Teilnehmer frisch und aufmerksam bleiben. Auf diese Weise sind sie produktiver. Wenn Sie einem anderen Unternehmen etwas präsentieren oder Ihre eigenen Führungskräfte schulen, ist ein gemeinsames Essen im Anschluss an die Veranstaltung eine gute Möglichkeit, ein Geschäft abzuschließen.
Sie können ein spezielles Catering-Unternehmen beauftragen, oder wenn Sie Glück haben, verfügt Ihr Veranstaltungsort bereits über ein Restaurant oder arbeitet mit einem Catering-Unternehmen zusammen. In diesem Fall können Sie mit ihnen zusammenarbeiten, um ein Menü zusammenzustellen. Sie können am Ende Ihrer Veranstaltung ein richtiges drei- bis fünfgängiges Menü oder eine Reihe von Appetithäppchen erhalten.
- Technische Ausstattung
Manche Besprechungen können mit wenig oder gar keiner Ausrüstung durchgeführt werden, aber wenn Sie einer großen Anzahl von Personen etwas vermitteln müssen, brauchen Sie Projektoren oder Mikrofone. Wenn Sie möchten, dass Ihre Veranstaltungsteilnehmer alles aus der Besprechung, dem Seminar oder dem Workshop aufnehmen können, ist es wichtig, dass sie visuelle Hilfsmittel zur Verfügung haben, um das Besprochene zu vermitteln.
Um sicherzustellen, dass Ihre Veranstaltung ein Erfolg wird, sollten Sie den Veranstaltungsort im Vorfeld daraufhin überprüfen, ob die Ausstattung Ihren Anforderungen entspricht. Die meisten Tagungsorte sind mit der neuesten technischen Ausrüstung ausgestattet, um den modernen Unternehmensstandards zu entsprechen.
- Aktivitäten
Firmenveranstaltungen müssen nicht nur rein geschäftlich sein. Auch andere Aktivitäten können die Teamarbeit fördern und den Zusammenhalt Ihres Teams stärken. Sie können vor dem offiziellen Treffen oder Seminar Aktivitäten planen, die das Eis brechen, damit sich die Teilnehmer besser kennen lernen und besser zusammenarbeiten können.
Ein nettes Mittagessen ist zwar eine gute Gelegenheit, sich unter die Leute zu mischen und sich kennenzulernen, aber auch einige lustige Spiele oder Aktivitäten sind eine erfrischende Ergänzung des Programms Ihrer Firmenveranstaltung.
